The Language of Success

by Tom Sant

Language is the medium of business. To be successful, we need to communicate effectively not only when speaking but in writing as well. Whether we are providing instructions to our colleagues, communicating with our customers, or advising our direct reports, language gauges success. We must be able to deliver clear, accurate messages that inform, persuade and motivate. Unfortunately, people lapse into habits that interfere with their ability to communicate. In The Language of Success , author Tom Sant helps you master the lost art of clear writing This book shows you how to avoid common mistakes, and to write lucid, concise, and accurate e-mails, letters, performance appraisals, and presentations. Honest and authoritative, The Language of Success will gives you practical techniques to help you cut through the fluff, guff, geek, and hyperbole, write exceptional business documents, and get your message heard.

Genres: Business, Writing, Nonfiction

224 pages, Paperback

First published January 23, 2008

About the author

TOM SANT is a renowned proposal consultant, whose clients range from small entrepreneurial operations to Global 500 companies, including General Electric, Microsoft, Lucent, and Accenture. He is the creator of the world’s most widely used proposal automation systems, ProposalMaster and RFPMaster.

Reviews

[Mark Fallon · Rating 4 out of 5]

Very useful book. Many of the suggestions for emails also apply to blogs.

[Dang Minh Ngoc · Rating 3 out of 5]

The Language of Success by Tom Sant

Giới thiệu nội dung

Ngôn ngữ là cầu nối của kinh doanh. Trong mọi tình huống, chúng ta đều cần tạo ra các thông điệp rõ ràng, mạch lạc, giàu tính thuyết phục, và hơn nữa còn phải mang đậm dấu ấn cá nhân, khiến bất cứ ai cũng có thể nhận ra bạn đằng sau những câu chữ trên màn hình. Ngôn Ngữ Của Thành Công sẽ hướng dẫn bạn xây dựng cá tính riêng cho ngòi bút của mình, đồng thời rèn luyện khả năng làm chủ nghệ thuật viết lách.

Tiến sĩ Tom Sant (sinh năm 1948) là giáo sư đại học, diễn viên hài độc thoại và doanh nhân. Ông được công nhận trên toàn thế giới là người tiên phong mang nghiên cứu và các phương pháp phân tích vào lĩnh vực giao tiếp thương mại. Các tác phẩm của ông như Ngôn Ngữ Của Thành Công, Thuật Bán Hàng Đỉnh Cao... đã góp phần thay đổi cách thức giao tiếp của các doanh nhân và tăng tỷ lệ thành công cho hàng trăm công ty trên thế giới.

TỔNG qUan

Có một sự thật chắc hẳn bạn đã biết, đó là hầu hết chúng ta đều không thích viết lách.
Dĩ nhiên, vẫn có những ngoại lệ, nhưng đó là trường hợp viết lách vì sở thích hoặc vì nghệ thuật, hoặc kiếm sống bằng nghề viết,... và họ chỉ chiếm thiểu số. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng đại đa số nhân viên văn phòng đều xem viết lách là một công việc mệt mỏi, bất đắc dĩ và thậm chí là một cơn ác mộng. Tại sao lại như thế?

Nỗi sợ viết lách đến từ việc chúng ta "không biết viết gì" và "không biết viết thế nào cho đúng". Viết lách trong kinh doanh không giống như khi chúng ta viết một lá thư thăm hỏi bạn bè, hay một tấm bưu thiếp gửi người thân ở phương xa. Viết lách trong kinh doanh đòi hỏi tính chính xác, mạch lạc, và quan trọng nhất, là khiến người đọc hiểu và hài lòng với những gì chúng ta muốn truyền đạt.

Trong nền kinh tế tri thức như hiện nay, điều mà các doanh nghiệp đòi hỏi không còn là các danh sách khô khan, các biểu mẫu được sao chép hết lần này đến lần khác.
Thu thập thông tin thôi chưa đủ, họ muốn nhân viên cũng như đối tác biết cách phổ biến thông tin một cách rõ ràng, linh hoạt và hiệu quả. Chính vì vậy, viết lách không chỉ đơn thuần là kỹ năng, nó còn là một nhiệm vụ lớn lao. Và những gì học ở trường chưa đủ để chúng ta tự tin mỗi khi bắt đầu soạn thảo một email hay viết một lá thư trang trọng.

Nội dung thứ nhất: Đừng "Tầm phào", "Ngớ ngẩn", "Thể hiện" và "Lươn lẹo".

Lần cuối cùng bạn xem lại các email đã gửi đi cho các đồng nghiệp, khách hàng và đối tác của mình là khi nào? Thừa nhận đi, không ít lần bạn tự cảm thấy xấu hổ trước những câu văn dài lê thê, những cụm từ khoa trương đến buồn cười, lối viết giả tạo khiên cưỡng không giống bản thân mình chút nào, đúng không? Tác giả gọi chúng là Ngôn ngữ "Tầm phào", "Ngớ ngẩn", "Thể hiện" và "Lươn lẹo".

"Tầm phào" là những lời tuyên bố phóng đại, nhận định tự phát hay những lời khoa trương cường điệu, không có bằng chứng.

"Ngớ ngẩn" là những câu văn dài dòng không cần thiết, lạm dụng câu phức, mô tả mơ hồ. "Thể hiện" là cách sử dụng quá nhiều thuật ngữ, biệt ngữ, phương ngữ,... những từ chỉ có số ít người hiểu được và khiến độc giả phải thừa nhận họ không đủ khả năng hiểu những gì bạn nói. Cuối cùng,

"Lươn lẹo" là kiểu ngôn ngữ khiến bài viết của bạn trở nên không chắc chắn, chẳng hạn như những từ "Có khả năng", "tin tưởng rằng", "hầu như" , ", "rất có thể", ,.... độc giả sẽ hoài nghi độ tin cậy cũng như trách nhiệm của bạn và cả doanh nghiệp nếu phải nhận những lá thư "lươn lẹo" như thế này.

Trên thực tế, 4 kiểu ngôn ngữ này được sử dụng thường xuyên đến nỗi một sinh viên mới ra trường có thể kết luận rằng chúng là khuôn mẫu cho ngôn ngữ kinh doanh; hay một nhân viên công sở dày dạn kinh nghiệm có thể không còn thấy ngại ngùng khi viết những bức thư khuôn sáo như vậy nữa. Hãy cảnh giác! Những lỗi diễn đạt nhỏ này có thể gây ra nhiều trở ngại lớn hơn bạn nghĩ đấy.
Nội dung thứ 2: Năm tiêu chí cho một văn bản "thành công".

Kết quả khảo sát các đối tượng thường xuyên nhận được email hoặc thư tay liên quan đến công việc chỉ ra rằng, họ đánh giá cao một bài viết nếu chúng đạt được 5 yêu cầu sau:

Thứ nhất: "Tính rõ ràng" quyết định một bài viết có xứng đáng để đọc trọn vẹn hay không. Nếu ai đó phải đọc văn bản của bạn hơn một lần mới nắm được ý chính thì tức là văn bản ấy có vấn đề. Khi viết bất cứ loại văn bản nào, bạn không bao giờ được quên mục đích chính. Hãy cố gắng đơn giản hóa và rút gọn câu. Bạn không cần những câu bị động, câu phức, câu lặp lại (dù với mục đích gì), và tránh sử dụng thuật ngữ cũng như từ viết tắt khi không thật sự cần thiết.

Thứ hai: Đừng cố gắng tạo ấn tượng bằng những cụm từ dài dòng. Thay vì viết "Liên quan đến việc", hãy viết "Về việc"; thay vì viết "Tại thời điểm này", hãy viết "Hiện tại"; thay vì viết "Trong phần lớn các trường hợp", hãy viết "Thông thường,..." Điều này không có nghĩa là bạn đang lạnh lùng hay hời hợt, bạn chỉ đang dẫn người đọc đi con đường ngắn hơn đến những gì bạn muốn truyền đạt, và họ sẽ biết ơn bạn vì điều đó.

Thứ ba: Đảm bảo mọi thông tin bạn gửi đi đều chính xác, chi tiết và không mắc phải các lỗi chính tả, lỗi đánh máy ngớ ngẩn. Để làm được điều này, chỉ cần dành ra chút thời gian tra cứu, rà soát lại một lần nữa trước khi bấm nút gửi. Sự trau chuốt, chính xác trong văn bản sẽ nâng cao hình ảnh và uy tín của bạn trong mắt người đọc.

Thứ tư: Thiết kế một thông điệp phù hợp với độ tuổi, trình độ, thậm chí sở thích và tính cách của độc giả. Hãy đặt mình vào vị trí của người nhận, hoặc nếu cần, hãy cho những người xung quanh có nét tương đồng với người nhận xem qua văn bản của bạn trước, và ghi nhận ý kiến của họ để điều chỉnh cho phù hợp hơn. Người nhận sẽ cảm thấy dễ chịu khi nhận ra bạn có thiện chí truyền đạt theo cách giúp họ dễ hiểu nhất có thể.

Thứ năm: Tùy theo mục đích văn bản - là bản thông báo, giới thiệu sản phẩm, hướng dẫn sử dụng, phân tích tình hình hay cáo lỗi - mà bạn cần sử dụng cấu trúc và từ ngữ thích hợp. Cụ thể, một email xác nhận đơn hàng phải bao gồm số lượng, tên món hàng, đơn giá, thành tiền, và ngoài những thông tin ấy thì bạn không cần thêm lời lẽ dài dòng, tình cảm. Tuy nhiên, một lá thư xin lỗi đối tác thì không thể dùng câu văn đanh thép, máy móc. Nói chung, bám sát mục đích ban đầu của văn bản sẽ giúp bài viết của bạn có tính thuyết phục và hiệu quả hơn.

Nội dung thứ 3: Ứng dụng ngôn ngữ thành công vào công việc.

Viết là một kỹ năng quan trọng, song việc có những bài viết hiệu quả không phải một thử thách khó khăn đến mức bạn phải đăng ký vào một lớp học ngoại khóa hay tham gia hội thảo của các chuyên gia. Tác giả khẳng định rằng, tất cả mọi người đều có thể tự học, tự trau dồi cũng như luyện tập để củng cố kỹ năng viết, chỉ cần đủ kiên nhẫn và chăm chỉ.

Hãy tham khảo các bài viết mẫu, can đảm hỏi xin kinh nghiệm hoặc góp ý từ những tay viết thành công xung quanh bạn, chủ động viết khi có cơ hội và cẩn thận rà soát xem mình có mắc các lỗi Ngôn ngữ Tầm phào, Ngó ngẩn, Thể hiện và Lươn lẹo hay không.

Chất lượng bài viết sẽ dần cải thiện từng ngày, cho đến khi nó không còn là một cơn ác mộng nữa.
Ở Chương 4 của cuốn sách, tác giả sẽ cung cấp cho bạn nhiều bài viết mẫu, được sưu tầm từ đa dạng tình huống kinh doanh thực tiễn để bạn tham khảo áp dụng vào trường hợp cụ thể. Các ví dụ bao gồm báo cáo, đánh giá, quảng cáo, phân tích, kiến nghị, và thậm chí phê bình, đều bao gồm hướng dẫn chi tiết từng bước trước, trong và sau khi viết, để bạn lập tức bắt tay vào viết một cách hiệu quả mà vẫn giữ được phong cách riêng. Khi đạt được điều đó, khách hàng sẽ phải nhớ đến bạn, cấp trên sẽ ấn tượng về bạn và bạn sẽ xây dựng được mối quan hệ tốt hơn với đồng nghiệp cũng như bất cứ ai nhận được thông điệp từ bạn.

Trong thời đại mà ngày càng có nhiều người sử dụng phương tiện trao đổi từ xa như email, tin nhắn,... bạn cần kỹ năng sử dụng ngôn ngữ văn bản lão luyện. Những gì bạn viết không chỉ đơn giản để truyền đạt thông tin, mà còn là công cụ giúp bạn củng cố uy tín ở nơi làm việc, thể hiện cá tính cũng như năng lực của bản thân. Tất cả chúng ta đều có khả năng thành thạo "ngôn ngữ của thành công" Nếu như từ trước đến giờ bạn luôn khẳng định mình không giỏi viết lách và chỉ sao chép các email mẫu trên mạng mỗi khi cần, thì có lẽ đã đến lúc nên dừng lại và bắt đầu sử dụng ngôn ngữ của chính mình.

21.12.2024
N

[Brian Coombs · Rating 5 out of 5]

Excellent book to help write and communicate clearly.

[Joel Ungar · Rating 4 out of 5]

As a general rule, I borrow books from the library whenever possible. If worth keeping for the long term, then I buy it. This book might meet require purchase.

I think of myself as a good writer, but I learned a lot from this book. There are certain traps I fall into that I can now avoid. I skimmed most of the last chapter - it provided examples of how to write different types of letters and emails. The comments and examples are great for reference but didn't make sense to read if I wasn't about to write that type of a letter.

One interesting tip - turn on "Show readability statistics" in Microsoft Word (Tools|Options|Spelling & Grammar). You want your writing to be at 10th grade level or lower. This might seem low, but the Wall Street Journal is written at that level.

One tip that will be hard to implement - draft all of your emails in Word so you can use all of its tools, and then copy and past to Outlook. That would be hard for me to do.

(I copied the above text to Word and it told me the above was written at about a 6th grade level - I succeeded!).

[E · Rating 5 out of 5]

Concrete guide to business writing

Has a business colleague ever sent you a rambling e-mail chock full of misspelled words, acronyms, text message abbreviations and even emoticon smiley faces? Or have you had to wade through an incomprehensible report filled with technical terms, industry jargon and run-on sentences? Both these experiences indicate a larger problem: bad writing. Many people need to write as part of their jobs, but few of them do it well. Communication expert Tom Sant identifies four problematic writing styles that obstruct clear, functional communication: “Fluff, Guff, Geek and Weasel.” Sant attacks the problem, beginning with eight tips for composing better e-mails. He tells you how to tailor clear, succinct, accurate documents to your audience. His generous use of examples helps illustrate the rights and wrongs of business writing. Thankfully, this how-to-write book is well written and at times even humorous. getAbstract suggests keeping it next to your dictionary and thesaurus, and referring to it often.

[Christian Buckley · Rating 4 out of 5]

I liked this book. It's relatively short, to the point, and addresses typical mistakes made in business writing. For example, the section 'Correctness' in Chapter 3 outlines some of the most common grammar and spelling misstakes, such as effect/affect, cite/site/sight, discreet/discrete, and insure/ensure/assure (a personal pet peeve) among others. Additionally, the author provides a number of real-world examples, illustrating changes in tone, style and content depending on audience or purpose.

[Melissa]

This is for my job. Well written, wry humor. Many good points about business writing.

[Teena in Toronto · Rating 3 out of 5]

Good reminder how to write efficient emails to persuade, inform, etc.

It was ironic, though, that there were so many typos in a book about writing for success!

[Lori Grant · Rating 5 out of 5]

A must-read book on improving your business communication skills.

[Mary Streufert · Rating 2 out of 5]

Book was just ok. It was a good reminder of good business writing but didn't provide any truly new tips or styles that I was hoping it would.

[MaryAnn · Rating 5 out of 5]

Best writing guide for business and grants ever! I reference and recommend this book constantly to fellow educators and grant writers. Tom Sant is brilliant.

[Ilya Mrz · Rating 2 out of 5]

lol