Este libro mantiene la misma línea de pensamiento del uso de las Teoría de las Restricciones en diversos ámbitos de procesos industriales y gerenciales. En este caso Goldratt lo enfoca en la administración de proyectos.
Es un libro novelado, en el que un profesor contratado de una carrera de Maestría de Administración de Negocios (MBA) decide dictar una materia de Administración de Proyectos porque un colega lo convence de que es necesario para su carrera porque debe publicar más artículos técnicos y optar por la plaza permanente en la facultad de negocios como profesor dedicado.
El profesor descubre los conceptos de Teoría de las Restricciones (TOC) en una clase magistral que dicta un colega suyo a distintos presidentes de empresas, y éste a su vez lo aprende de una experiencia de consultoría que practicó en una empresa, en la cual el jefe máximo funge como principal propulsor de que estas ideas se dicten en las academias de pre grado y posgrado de las universidades.
Desde el punto de vista literario, el libro maneja varios hilos o historias que lo hacen bien ameno:
1. El descubrimiento de cómo las TOC se van acoplando a la administración de proyectos en el salón de clases, con casos reales de problemas de proyectos y las posibles soluciones.
2. El problema que tienen las escuelas que dictan MBA con el valor que ofrecen a las empresas, la baja en las matrículas y cómo esta universidad entiende que debe ofrecer contenido que aporte realmente a resolver casos prácticos de sus alumnos gerentes.
3. El drama del profesor protagonista, que está peleando por una plaza de profesor a tiempo completo, que está económicamente frustrado y descubre a lo largo de su clase que las empresas pudiesen pagar muy bien sus servicios de consultor especializado.
4. La construcción de una estrategia entre varios profesores de la escuela del MBA, que al contagiarse se los contenidos y maneras en las que son aplicadas las TOC, deciden aplicarlos en sus ramas de: sistemas, contabilidad, producción, etc.
Entrando en materia, el libro sirve para introducir conceptos nuevos en el ámbito de la administración de proyectos, vinculados con conceptos clásicos como Ruta Crítica, diagrama PERT, competencia de recursos, tasa de recuperación, valor presente neto, entre otros.
Como datos concluyentes a partir de ejemplos duros y prácticos nos deja:
- Cuando se hacen estimaciones con la seguridad de terminar con un 80% de certeza, la banda de protección que agregamos muchas veces ronda el 200% de lo que realmente toma.
- La incertidumbre existente en todo proyecto es la principal causa subyacente de la mayoría de los problemas que surgen.
- Desde el punto de vista financiero, los excesos en gastos impactan mucho menos que los plazos de tiempos excedidos.
- En muchos casos al tratar de disminuir el presupuesto del proyecto, por ejemplo en las procuras, los tiempos de recuperación de la inversión del proyecto se extienden, debido a los retrasos en tiempo causados por desempeño de proveedores baratos.
- No existe compromiso posible entre el mundo de los costos y el mundo del throughput. Esto es el desarrollo de buena parte del libro.
- No es factible aplicar el principio de Pareto en los proyectos, ya que hay muchas variables dependientes. Pareto funciona mejor cuando las variables analizadas son independientes.
- Un problema no se define con precisión hasta que lo vemos como un conflicto entre dos condiciones necesarias. Para resolver el problema, hay que resolver el conflicto, y para resolver el conflicto hay que encontrar y resolver los supuestos incorrectos en alguna de las condiciones. Como práctica, empezamos por analizar la condición que más nos disguste.
- En los proyectos tienes tres tipos de mecanismos que están agregando protecciones de tiempo, y que sumándole ocupan la mayor parte del tiempo del proyecto:
* Los que añaden protecciones de tiempo basados en sus experiencias negativas.
* Los que añaden protecciones de tiempo basado en que alguien ya le puso el suyo. Es decir a nivel gerencial, el gerente le coloca una protección de sobre la protección que ya otro colocó
* El tercero es que globalmente, después de las otras dos protecciones, busco protegerme globalmente sobre cualquier recorte que me pidan del gran total, entonces colocó una protección que abarque todo el proyecto.
Llegado este punto, el libro incluye el primer gran dilema:
¿Por qué si hay tantas protecciones incluidas en un proyecto,
los proyectos no terminan a tiempo?
Goldratt detalla tres razones que lo pudieran explicar:
1 El síndrome del estudiante: Primero luchas por que te den la protección del tiempo, y cuando la consigues, no empiezas la tarea cuando te toca porque sabes que tienes suficiente tiempo para hacerla. Entonces te comes la protección antes de iniciar la tarea, dejando que Murphy pueda comprometer tus tiempos si llegase a atacar.
2 Tareas múltiples: Cuando una misma área o persona realiza dos tareas de manera simultánea
3 La dependencia entre los pasos: Las dependencias causan que las demoras se acumulen y que los adelantos se desperdicien, porque nadie empieza algo que otro terminó temprano si aún no termina su asignación actual.
Luego el libro nos introduce en las célebres etapas de las TOC con ejemplos prácticos. Estas etapas son:
1 Identificar la restricción del proceso o sistema
2 Explotar la restricción a su máxima capacidad
3 Subordinar todo los demás al rendimiento de la restricción
4 Aumentar la capacidad de la restricción
5 Iniciar de nuevo la búsqueda de nuevas restricciones
He aquí las tres conclusiones principales del libro:
- Analizando un solo proyecto, de forma aislada, la restricción de un Proyecto es su Ruta Crítica, a la cual hay que proteger con amortiguadores de alimentación en los puntos donde las otras rutas confluyen en la Ruta Crítica. Igualmente se debe proteger al final la Ruta Crítica con un amortiguador del proyecto.
- Analizando un grupo de proyectos, la restricción es lo que se define con Cadena Crítica, y es aquella secuencia de actividades que realizan los recursos con competencia a los cuales hay que proteger con un amortiguador de alimentación.
- La Cadena Crítica es igual a la Ruta Crítica siempre que los recursos disponibles al proyecto sean ilimitados. Esto no sucede en la vida real, ya que siempre parte de los recursos están compartidos con otros proyectos y actividades.
Al final del libro el autor deja una idea abierta como para analizar en textos siguientes: El análisis financiero bi-dimensional dinero/tiempo como alternativa a los tradicionales análisis de ROI y Valor Presente Neto para escoger entre opciones de inversión.