HBR Guide to Making Every Meeting Matter

by Harvard Business Review

Make every minute count.

Your calendar is full, and yet your meetings don’t always seem to advance your work. Problems often arise with unrealistic or vague agendas, off-track conversations, tuned-out participants who don’t know why they’re there, and follow-up notes that no one reads—or acts on. Meetings can feel like a waste of time. But when you invest a little energy in preparing yourself and your participants, you’ll stay focused, solve problems, gain consensus, and leave each meeting ready to take action.

With input from over 20 experts combined with useful checklists, sample agendas, and follow-up memos, the HBR Guide to Making Every Meeting Matter will teach you how

Set and communicate your meeting’s purposeInvite the right peoplePrepare an achievable agendaModerate a lively conversationRegain control of a wayward meetingEnsure follow-through without babysitting or haranguing

Arm yourself with the advice you need to succeed on the job, from a source you trust. Packed with how-to essentials from leading experts, the HBR Guides provide smart answers to your most pressing work challenges.

Genres: Business, Leadership, Management, Nonfiction, Self Help, Professional Development, Reference

191 pages, Kindle Edition

First published April 11, 2011

Reviews

[Amanda · Rating 5 out of 5]

In my experience, meetings can sometimes be a great chore, especially when I come out of a 2 or 3 hour session without any meaningful actionable items or follow ups to drive our goals and objectives. In this regard, this book was very useful in guiding as to whether a meeting is required, how to prepare for one if so, and how to maximise productivity during that short span of time.

[Dave Corun · Rating 5 out of 5]

Some really great ideas in here.

[Lukasz · Rating 5 out of 5]

"Sprawić aby każde spotkanie miało sens" to kolejne kompedium opracowane przez Harvard Business Review po które postanowiłęm sięgnąć. Chodzi oczywiście o spotkania biznesowe odbywające się w kontekście jakiejś firmy czy też organizacji.
Książka podzielona jest na wstęp oraz pięć części. Każda z części zawiera kilka artykułów, publikacji wcześniej publikowanych na łamach "Harvard Business Review".
Wstęp to w zasadzie poradnik w pigułce odnośnie organizowania spotkań. Jeśli ktoś poprzestanie tylko na wstępie to i tak wyniesie z lektury sporo ważnych wniosków, wskazówek.
Pierwsza część dotyczy przygotowania spotkań. Osobiście bardzo sporo wniosków dla siebie wyciągnąłem z tej części. Zanim zorganizujemy spotkanie czy też zdecydujemy się wziąć udział w jakimś spotkaniu należy się przygotować, chociażby odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań: Czy spotkanie ma sens, czy można ten sam cel osiągnąć w inny sposób, na przykład wykonanie telefonu, wysłanie maila. Czym jest spotkanie? To kolejne ważne pytanie na które w świadomy sposób powinniśmy udzielić sobie odpowiedzi. Nie każda rozmowa, konwersacja kilku osób na raz to od razu spotkanie biznesowe. Jakie mają być cele spotkania? Kto ma zostać zaproszony? Jeśli kogoś zapraszamy to w jakim celu? Jak długo ma trwać spotkanie? Optymalna długość to 30 minut lub maksimum 45 tak jak to zazwyczaj jest w szkole. Okazuje się, że nie bez powodu godzina lekcyjna trwa 45 minut. Jakoś w kontekście biznesowym kierujemy się bardziej programem kalendarzowym i ustalamy spotkania na całą godzinę, czyli 60 minut, chociaż to nie jest optymalne z punktu widzenia naukowego. Okazuje się, że efektywne spotkanie ma sens tylko przy mniejszej ilości uczestników. W spotkaniu gdzie bierze dział już 7-8 osób prawdopodobieństwo, że połowa uczestników nie zabierze głosu jest dość wysokie. Warto na własnym doświadczeniu zaobserwować ten fenomen. Jedynie spotkanie gdzie biorą udział trzy, cztery osoby gwarantuje iż każdy bierze w nim aktywny udział, pod warunkiem, że nie jest to monolog prowadzącego.
Druga część książki dotyczy już prowadzenia, moderowania samego spotkania. Ważne jest tutaj ustalenie pewnych zasad według których odbywa się spotkanie. Kto, kiedy zabiera głos. W jaki sposób podejmowane są decyzje. Co robić jeśli dochodzi do nieręcznego milczenia wszystkich uczestników. Co zrobić jeśli grupa nie jest w stanie podjąć żadnej decyzji? Jak radzić sobie z kimś kto permanentnie zbacza z tematu i powoduje, że dyskusja odbiega od ustalonego tematu? Jak radzić sobie z kimś kto doprowadza do sabotażu całego spotkania?
Trzecia część książki dotoczy aktywnego uczestnictwa w spotkaniu. Tutaj otrzymujemy wskazówki odnośnie tego jak na przykład odmówić udział w spotkaniu w grzeczny i profesjonalny sposób. Jeśli już bierzemy udział w spotkaniu otrzymujemy w tej część wskazówki odnośnie tego jak uczestniczyć w dyskusji, jak zadawać ważne a czasem krytyczne pytania. Jak artykułować w konstruktywny sposób konfuzję, jeśli taka ma miejsce podczas spotkania. Bardzo niebezpieczną rzeczą podczas spotkań jest dominacja większości, w tej części książki otrzymujemy również porady jak "oderwać" się od większości uczestników.
Czwarta część książki dotyczy podsumowywania spotkań oraz odpowiednio kierowanie ciągiem dalszym który ma mieć miejsce po zakończeniu spotkania. Jest taka zasada trzech rzeczy bez których nie powinno się zamykać spotkania, dobrze jest się z tą zasadą zapoznać.
Zakończenie, piąta część książki dotyczy spotkań nietypowych. Czytelnik dostaje w tej części książki wskazówki na temat prowadzenia spotkań wirtualnych wideo czy telekonferencji. Ważny i ciekawy artykuł zawarta w tej części książki dotyczył spotkań gdzie uczestnicy reprezentują wiele różnych kultur. Dla kogoś kto odpowiedzialny jest za organizowanie różnego rodzaju spotkań zarządów czy też spotkań managementu wyższego stopnia znajdziemy tutaj też ważne wskazówki. Okazuje się, że nawet spotkania wyższego szczebla gdzie spotykają się menadżerowie wyższego stopnia też muszą być odpowiednio przygotowane i kierowane, inaczej skazane są na niepowodzenie.
Kolejna dobra pozycja. W sumie moim zdaniem nie ma ryzyka aby pozycja HBR rozczarowała.

[H.T. Ellis · Rating 4 out of 5]

I can't find this book used for under $15, so I read the Kindle version free from the library. I instantly realized I should've just ordered, because I want to throw it at a few choice colleagues — especially those who made last week a living hell by scheduling eleven meetings in one day . We didn't even have time to use the restroom or eat. Unfortunately this new reality of work is due to the common misconception that every question can be solved by "just holding a meeting", which is rapidly debunked at the start of this volume.

I am going to use what I learned in this book to create impactful meetings and change our meeting culture at work. Big starter — no agenda? I will question you about what my role is in this meeting and may reply then with "Decline". This book tells you how to do this politely. This is a big change from blindly accepting every meeting I was invited to because I thought I had to. I felt empowered by this book to demand respect for my time and organization from my team members — and motivated that I had the tools to implement better meeting etiquette that I know we will all be on board with.

We had a workshop the other day to discuss the challenges of being a multi-cultural team spread across a 9-hour timezone difference. It was happy chance I was reading this book at that time. I slayed. Our brainstorm board was filled with ideas from this book, and as I spoke up, others felt comfortable to voice the qualms they had so long stayed quiet about. We're following up soon to determine how we want to move forward so "everyone is inconvenienced equally" and our meetings are higher-impact.

This book covered it all. I would recommend everyone who works in a team read this. I only knocked off a star because it got repetitive and didn't go as in-depth as I had hoped on a few subjects. I would've appreciated a bit more diversity in the authors. However, it does have a few helpful templates in the appendices that are solid. I will purchase it to have a hard copy and refer to it regularly.

[Tomasz Doweyko · Rating 2 out of 5]

Some decent basic advice on improving the efficiency of meetings, an OK start for a complete novice. However, it does become a bit repetitive as the book is based on articles published in the magazine over a certain time period, with many of them covering the same topic. I was expecting some more in-depth coverage and examples together with tried and tested templates.

[Chen Chen · Rating 4 out of 5]

HBR的短篇collection

首先是明白Business meeting的三个目的：
- to update
- to ask for input
- to make decisions

其次是明白做事儿三部曲：
- preparation, goal setting, and strategic planning
- conduct, engagement, and keep on track
- summary, clarify responsibilities and what's next

[Dimitri · Rating 4 out of 5]

The book makes a good indication on what and how we should treat as a meeting and what not.

My Highlights: https://learning.oreilly.com/u/748020...

[Meri · Rating 3 out of 5]

All the material in this collection can be found on Harvard Business Review’s website and various other books on the workplace. The book was well organized and offered leaders and facilitators good tips on how to run successful and accountable meetings.

[Manouane Beauchamp · Rating 4 out of 5]

Une excellente référence pour mener à bien des rencontres. Ne boudez pas votre plaisir, lisez-le. Il y a beaucoup de matière et de bonnes idées pour améliorer la façon de gérer des réunions, des rencontres ou des ateliers de travail.

[Mitch · Rating 4 out of 5]

This book has lots of short valuable tips for better meetings. It isn't perfect, but it is good.

[Fadl · Rating 4 out of 5]

As other HBR guides, full of practical and time saving advices

[Adele · Rating 4 out of 5]

Chock full of perspectives on how you should approach meetings from purpose through to continuous improvement.

[Azakhan Hussami · Rating 4 out of 5]

we can't consider every conversation as meeting. also many meetings can meaningful within 30 minutes if we know how to use the time. Also it has points and samples to prepare good before meeting.

[Rachel · Rating 5 out of 5]

Super concise compilation of HBR articles. Useful for quick guide and actionable ideas. Helpful for both meeting leaders and regular employees.

[Derek Dupuis · Rating 3 out of 5]

Not really earth shattering but certainly helpful. Sometimes dry, but an overall quick read.

[Zhe Zhao · Rating 4 out of 5]

- A must-read for every professional.
- Well-structured.
- However, there are some overlapping between articles, since this book is a collection of arcitles.

[DW]

Worth the read. Rapid fire ideas and approaches. Declined more ideas than I took, but a good way to think critically about how you spend your time.

[Brian W · Rating 4 out of 5]

Quick, easy reference about a topic that is abused: the meeting. Marines could learn a lot from this book—executive leadership.

[Rogival Gregory · Rating 3 out of 5]

Concise articles about meetings. Chapters covering how to react to meeting situations, agenda planning, types of meeting. And yes, in the end, few efficient meetings.